一、前言

    随着改革开放步伐加快,工商企业档案必将越来越多。工商企业的档案管理成为日常工作中至关重要的环节。然而，传统的纸张管理方式存在着诸如保管困难、查阅不便、空间不足等等诸多管理上的困扰。如何将成千上万的文档存档，如何使工作人员快捷地查询到企业资料等问题，已摆在工商档案管理人员面前。

    柯达公司商业影像系统部主要从事商业文档影像管理，已有70多年的历史。为政府、法院、工商、金融、统计、科技等行业的文档管理提供了现代化的录入、存储、管理、调阅、共享技术，并提供最专业的服务，在国际国内市场建立了良好的口碑，成功推动了文档信息管理的现代化进程。

    运用现代科学技术对大量的纸张文档进行现代化管理，这项技术的发展已经有近100年的历史，从最初的应用缩微胶片到现在的扫描、光盘、数据库和网络技术，在各个领域都被充分运用，尤其在金融、保险、政府机构、公检法、统计等领域，其技术和应用已经非常成熟。

    甘肃纬天电子有限责任公司与世界影像技术的领导者——美国柯达公司就其文档影像系统产品代理和系统集成服务协议的签定，标志着公司全面进入文档影像信息管理这个充满发展潜力的领域。作为柯达公司文档影像系统产品的系统集成商，公司技术实力和市场资源与世界领先的柯达产品相结合，正在成为推动文档影像信息管理系统发展的重要力量。

    柯达档案管理系统是一套软件和硬件的全面解决方案，将档案资料、票据、单证、文件转换成电子影像信息，存储并索引（归档）至磁盘、磁带或光盘，用以替代纸张等传统的存储方式，并提供灵活方便的检索和管理的功能。系统采用的Browser/Server架构，将文档管理应用的范围提升至无限的空间。是政府、工商、税务、保险、金融、公检法、商检、电讯、交警（车管）、土地管理、科技等行业实现文档管理自动化，实现电子商务不可或缺的好帮手。

二、工商行政管理局档案管理的一般现状

    工商行政管理局下设档案馆，负责市局工商企业档案的管理，并指导各区县分局档案室的工作。目前，每分局平均拥有档案30,000卷左右，每卷档案约200页，每分局现有档案约600万页，整个XX市工商行政管理局共有档案约1.3亿页。

    目前，除市局外的所有分局均采用传统的档案管理方式，即档案以纸张为保存介质，需要手工查找。
目前档案管理所面临的困难：

• 由于档案需长期保存，受存储环境的限制，可能造成纸张受损、变质、变黄，为可能的档案查阅带来困难；
• 原始档案调阅频繁，且无备份，极易发生原始件的丢失及损坏，对保障企业 的利益造成隐患；
• 如果多人需要同时查询原始文档，会造成矛盾，影响工作效率；
• 档案库房已“纸满为患”并且随着企业数量的大幅度增加，必须寻找更多的 库房存储，仓储费用及管理费用亦大幅增加；
• 由于档案量非常巨大，当需要查询多年前的档案时，需花费几个小时，甚至一天的时间；
• 档案不能在现代电子网络上传输，无法满足办公现代化要求。如果采用低档平板扫描仪录入方式，将上百万页的文件扫描归档，需要花费大量的人力、物力和时间。

    市局在企业档案管理方面做了许多有益的探索。他们利用美国柯达公司生产的高速文档扫描仪和成都宇博信息技术有限责任公司开发的档案管理软件，将纸张档案转换成能在计算机网络进行传输、查询、共享的电子影像，刻录到便宜的光盘介质上，提供档案存储、查询等高级应用，收到了良好的社会效益和经济效益。

    目前，工商行政管理局的企业档案亟待采用高效率、现代化的手段来管理，以适应经济高速发展的需求，提高政府服务于经济建设的效率，同时又可获得一定的经济效益。

三、建议的解决方案

采用以下系统解决前面所提的困难。即：
柯达高速扫描仪+超大容量光盘柜+档案管理软件

• 将纸张档案资料通过柯达高速扫描仪转换为电子影像。柯达高速扫描仪系列能满足每分钟75页到320页扫描速度的不同选择，每天按8小时工作时间计算，保守的估计，每天可处理5000－12000页文档。选择适当处理速度和数量的扫描仪，可以适应工商行政管理局希望在两年内处理完现存档案资料的需求。
• 档案管理软件能根据文档资料的关键信息对影像文件进行归档处理。归档后的影像文件通过光盘刻录机刻录到光盘，供网络共享。超大容量的光盘柜用很小的空间替代大量纸张文档所占用的档案室，并且安全性提高，调阅查询速度加快。每个光盘柜最大可存储312GB的影像数据，每页影像数据所占存储空间平均为30KB，每个光盘柜可以存储1000万页以上的影像资料。
• 档案管理软件还可以帮助操作员按照需要建立自己的查询系统。经过扫描归档的影像文件可以通过工商局内部的局域网进行查询，也可以通过Internet将档案的利用扩展至无限的空间。此系统先进的工作流程，自动化的操作方式将使工商企业档案的管理工作步入信息化。

以下是档案管理系统的基本结构：

根据档案扫描的组织方式不同，我们给出三种方式以供选择：

• 集中扫描方式
• 分散扫描方式
• 扫描服务方式

     在市局建立扫描中心，负责市局及各分局档案的扫描、归档、光盘录制及分发。各分局仅需要建立自己的档案存储、查询系统，对外提供档案查询服务。

• 各分局负责企业档案的收集、整理，破损的档案需要事先修补，已装订的档案需要开封；
• 各分局将整理好的档案送至市局扫描中心；
• 市局扫描中心通过扫描将档案转换成电子影像文件，并根据档案上的关键信息对影像文件进行归档，当归档后的影像文件达到一定量后，将影像文件及归档信息按分局刻录到光盘上（可以有多份拷贝），分发到各个分局，以供各分局建立自己的存储、查询系统。
• 市局拥有全市范围的光盘及归档信息，以便在市局建立一个完整的工商企业档案管理系统。
• 市局扫描中心将已扫描过的档案归还各分局。

    在市局和分局分别建立相对独立、功能完善的档案管理系统，各分局负责本区域的档案收集、整理，完成档案的扫描、归档、光盘录制、存储及查询。