在信息变化的社会里，随着当今电子化办公建设的不断发展，如何努力提高各部门的办公效率与工作质量，以适应当前技术发展的日新月异和市场的激烈竞争，已成为当务之急。近几年来，以电脑软硬件、网络、通讯为核心的办公自动化技术突飞猛进，特别是随着Internet技术、文件扫描技术、远程通讯技术和开放型数据库技术的成熟发展，更为整个OA管理系统提供了强有力的技术基础。

解决问题

1．大量文件快速录入

    文档资料的特点是数量大、幅面不同、厚薄不均、纸质不一、字迹深浅不一。采用富士通、柯达公司推出的高速文档扫描仪，秉承了其产品独特的纸张传送机能胜任各种纸张，平台式的扫描方式可使书籍、装订的文稿、纸质脆、薄、时间久远的珍贵性档案进行扫描时不会受到破损。通过自动识别功能能进一步对图文混排的文档，对图像和文字分别采用不同的扫描方式，从而使图形、文字都很清晰，省时有效，并能改善图像质量、调整边界并控制外界噪音信号对图形所造成的影响。每天1,000－3,000页的综合处理量能满足在短时间内建成大量电子文档的要求，加上具有扫描质量检查和影像校正功能的批量扫描控制软件Kodak Mid-Volume Capture Software (MVCS)，更能发挥其技术优势，为系统投入在短期见效创造坚实的基础。

2．文档储存备份

    某些文档资料的特殊性质要求其存储媒体同时具有生命周期长和调阅方便的特点。统计表明：文档产生的初期查询最为频繁，而随着时间的推移查询量则逐步下降。基于此，本文档影像管理系统可采用多种存储方式，如高性能的影像服务器与网络存储（NAS）相结合的存储方案。文档一经扫描建档，此时原始的影像文件保存在影像服务器上，系统对查询服务提供迅速最快捷的响应；当文档经过查询活跃期后，再将其备份及转存至相对慢速的NAS及光盘库作为长期保存。

3．查询方便快速

    大量的文档资料，一但需要查找某件文档，不仅因人手调出文档较慢，且需部门间协作好，甚至需要每次重复一定的请示途径，影响效率。为了避免上述问题。文档在扫描后，按预先设计的方式建立索引，归档扫描的影像数据。查询时，通过已审批获得的查询权限，有需求的部门或人员只需键入需要查询的内容或相关属性即可在数秒内将原始的案卷影像调阅出来，极大地提高了工作效率。

4．节省办公空间与成本

    目前文档资料存放在各部门工作室，各种文件满天飞，纸张化文档资料到处堆放，占用较大的空间。采用文档影像管理系统后，利用先进的文档电子化压缩技术，并且还有很大的可扩充性。系统处理后的原始档案或转移至远郊仓库，或大量捆绑密封，或将大量仅需查询而无实际意义的已过时档案予以销毁。从而大大减小了办公空间，同时也降低了成本，改善了办公环境。

5．文档资料的共享

    采用影像服务器等设备存放文档数据信息，通过网络传输文档信息，使不同部门能共享信息资源。由于采用了数据的影像优化功能，在影像复制过程中不会有任何信息失真和损耗。各个部门如需查询，可通过计算机网络从服务器中快速搜索、调阅或打印所需的档案资料。通过已建立起完备的网络基础，充分利用现有网络实现跨部门、跨地区的资源共享成为档案管理现代化的迫切要求。

6．系统技术的可适应性

    在高科技的时代，技术的发展日新月异，当前的技术现状能否满足日后发展的需求，这就要求所采用的系统具有可扩展性与延伸性。

系统方案：

高速文档扫描仪：柯达i260扫描仪

KODAK XVCS 扫描软件

存储器

服务器

软  件：档案电子化管理系统

数据库：oracle 大型数据库软件

操作系统：  服务器端  WindowsNTServer4.0＋IIS4.0

客户端  Windows9X＋IE4.0

其它设备：  打印机、条码打印机等